1. La întocmirea anunțurilor de participare în cazul achiziționării bunurilor, autoritățile contractante nu completează rubrica ,,Specificația tehnică deplină solicitată, Standarde de referință”.

La compartimentul anunțului de participare, pct. 6 din anexa nr. 3 a Legii nr. 131 din 03.07.2015 privind achizițiile publice, sunt indicate informaţiile care trebuie incluse în anunţurile pentru achiziţiile publice.

Astfel, Agenția a elaborat modelul de Anunț/Invitație de Participare care poate fi utilizat de autoritățile contractante la inițierea procedurilor de achiziție și care include ,,Specificația tehnică deplină solicitată, Standarde de referință”. În cazul necompletării rubricii menționate Agenția nu publică anunțul de participare în Buletinul Achizițiilor Publice.

Mai jos este prezentat un exemplu care include specificația tehnică deplină a bunurilor.

2. Cerințele de calificare din Anunț/invitația de participare diferă de cele incluse în documentația standart. Exemplu: Autoritatea contractantă solicită în invitația de participare 6 documente de calificare, dar în documentația standart indică 8. În situația respectivă, Agenția Achiziții Publice restituie documentele fără a le publica, deoarece conform art. 16 alin. (10) al Legii nr. 131 din 03.07.2015 privind achizițiile publice, criteriile de calificare şi selecţie specificate în anunțul şi/sau invitaţia de participare trebuie să fie aceleaşi cu cele prevăzute în documentaţia de atribuire.

3. În foarte multe cazuri autoritățile contractante la descrierea unui bun oarecare nu țin cont de necesități și indică în anunțul de participare parametri tehnici performanți (exemplu: analizator hematologic automat cu modul VSH, .................., consumabile și reagenți pentru 1000 investigații, etc.), ca mai apoi la evaluarea ofertelor să invoce faptul că oferta cu prețul mai mic, dar care nu corespunde cerințelor tehnice din anunț, corespunde necesităților autorităților contractante chiar dacă parametrii tehnici sunt mai puțin performanți decît cei care s-au solicitat. Aceasta este o practică neconcurențială deoarece și ceilalți ofertanți aveau să prezinte un preț mai scăzut al ofertei dacă autoritatea contractantă ar fi indicat în anunț alți parametri tehnici. Aceste acțiuni ale autorităților contractante duc la anularea procedurii de achiziție publică.

Deasemenea, la indicarea caracteristicilor tehnice ale bunurilor de către autoritățile contractante în anunțurile de participare, neținînd cont iarăși de necesități sau din neștiință, se constată indicarea detaliată a parametrilor tehnici, ca mai apoi, mulți din acești parametri tehnici, în caz de necorespundere sunt calificați ca abateri neînsemnate. Totodată, indicarea excesiv de detaliat a parametrilor tehnici poate presupune chiar și descrierea bunurilor sub un model anume al unui producător, ceea ce contravine cu prevederile art. 37 al Legii nr. 131 din 03.07.2015 privind achizițiile publice. Specificațiile tehnice trebuie să permită oricărui ofertant accesul egal la procedura de atribuire și nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natură să restrîngă concurența între operatorii economici. În acest sens, Agenția Achiziții Publice recomandă descrierea bunurilor la general cu indicarea celor mai esențiali parametri tehnici sau, în măsura posibilităților, descrierea performanțelor și/sau cerințelor minime funcționale.

4. Deseori operatorii economici prezintă ofertele chiar cu cîteva minute înainte de termenul de depunere și deschidere a ofertelor. Văzînd că la termenul de depunere și deschidere a ofertelor s-au prezentat la o procedură anumită mai puține oferte decît numărul stabilit de legislație, aceștia solicită de la autoritatea contractantă să le fie înapoiate ofertele fără a fi deschise întrucît autoritatea contractantă va anula procedura respectivă. Acceptarea solicitării acestora este o greșeală frecventă a autorităților contractante. Conform art. 62 al Legii nr. 131 din 03.07.2015 privind achizițiile publice, ofertele se deschid la timpul specificat în documentația de atribuire ca dată-limită a termenului de depunere a ofertelor sau la timpul specificat ca dată-limită a termenului prelungit, indiferent de numărul de ofertanţi, în locul şi în conformitate cu procedurile stabilite în documentația de atribuire.

5. În deosebi, la achiziția de lucrări, se resping operatorii economici care au prezentat oferte anormal de scăzute făra a le asigura dreptul de a-și argumenta prețul. Conform art. 66, alin. 3 al Legii nr. 131 din 03.07.2015 privind achizițiile publice autoritatea contractantă este obligată să asigure operatorului economic posibilitatea de justificare a preţului anormal de scăzut. În cazul unei oferte care are un preţ aparent anormal de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat, autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita ofertantului, în scris şi înainte de a lua o decizie de respingere a acelei oferte, detalii şi precizări pe care le consideră semnificative cu privire la ofertă, precum şi de a verifica răspunsurile care justifică preţul respectiv. Autoritatea contractantă are obligaţia de a lua în considerare justificările primite de la ofertant, îndeosebi cele care se referă lafundamentarea economică a modului de formare a preţului, aferent procesului de producţie, metodelor de execuţie utilizate sau serviciilor prestate, soluţiile tehnice adoptate şi/sau orice condiţii deosebit de favorabile de care beneficiază ofertantul pentru furnizarea produselor, pentru executarea lucrărilor sau prestarea serviciilor. Toate cele menționate se reflectă în darea de seamă de către autoritatea contractantă în dependență de răspunsurile primite de la operatorii economici.

6. Contractele de achiziție publică sunt semnate înainte de expirarea termenilor de așteptare. Legea nr. 131 din 03.07.2015 privind achizițiile publice, prevede expres anumiți termeni de așteptare pentru încheierea contractului, oferind posibilitate operatorilor economici participanți de a-și expune poziția/contestația, dacă nu sunt de acord cu rezultatele procedurii de achiziție.

Astfel, răspunsul detalit cu privire la termenii de așteptare, precum și modalitatea de calculare a acestora este plasat pe pagina oficială a Agenției la rubrica “Întrebări frecvente” - http://tender.gov.md/ro/content/%C3%AEntreb%C4%83ri-adresate-frecvent .

7. Autoritățile contractante nu indică în dările de seamă privind rezultatele procedurilor de achiziții publice motivul respingerii ofertanților cu prețuri mai mici sau indică numai sintagma „nu corespunde”. Lipsa argumentării respingerii acestora în darea de seamă duce la imposibilitatea aprecierii de către Agenția Achiziții Publice a corectitudinii deciziei grupului de lucru de atribuire a unui contract anumit de achizitii publice. Exemplu de argumentare: la poziția nr. 1 s-a solicitat lapte de 2,5 %, dar operatorul economic X a prezentat lapte de 1,5 %; operatorul economic Y a prezentat garanție pentru ofertă, însă în quantum mai mic decît cel solicitat în anunțul de participare, etc.

8. În cazul anulării procedurii de achiziție, autoritățile contractante nu indică temeiul juridic de anulare conform art. 67 și art. 73 al Legii nr.131 din 03.05.2015. Astfel, de situații se întilnesc cel mai des la procedurile de achiziție lipsite de concurență, la care se înregistrează una sau două oferte, acestea chiar fiind returnate operatorilor economici nedeschise. Potrivit, art. 42 alin. 6) al Legii, Oferta depusă la o altă adresă a autorităţii contractante decît cea stabilită sau după expirarea termenului-limită pentru depunere se returnează nedeschisă. În lipsa situației prevăzute la articolul menționat, autoritatea contractantă este obligată să deschidă ofertele depuse în termen, chiar dacă la procedura de achiziție se înregistrează un singur ofertant. Oferta va fi deschisă, se da citire tuturor documentelor prezentate în cadrul proceduri, inclusiv a ofertei, cu menţionarea preţurilor expuse în oferta operatorului economic, a valorii totale şi/sau a preţurilor pe poziţii, după care oferta prezentată va fi semnată de către toţi membrii grupului de lucru. La momentul deschiderii ofertelor, grupul de lucru nu ia nici o decizie privind respingerea sau determinarea ofertei ca fiind cîştigătoare. Ulterior, grupul de lucru examinează oferta în mod confidential, expunînd decizia în procesul verbal și darea de seamă. Decizia grupului de lucru privind anularea procedurii va fi motivată și justificată, în lipsa unei argumentări întemeiate Agenția Achiziții Publice nu va înregistra rezultatele procedurii de achiziție.

9. În dările de seamă privind procedurile de negociere fără publicare, autoritățile contractante la compartimentul „cauza alegerii” indică ca motiv de contractare directă existența pe piață a unui singur operator economic care prestează bunurile/serviciile/lucrările solicitate fără a demonstra acest fapt. Exemplu: Consiliul raional A încheie contract de achiziție publică cu operatorul economic B motivul fiind existența unui singur operator ce prestează servicii de televiziune în raza raionului A. În acest sens, autoritatea contractantă, ca dovadă a ignorării procedurii deschise, atașează la darea de seamă o scrisoare, prin care Consiliul Coordonator al Audiovizualului confirmă cele menționate mai-sus. În cazul în care autoritatea contractantă nu poate demonstra existența pe piață a unui singur operator economic, aceasta nu are altă soluție decît să organizeze o procedură deschisă.

10. Altă greșeală des întîlnită a autorităților contractante este prezentarea dărilor de seamă privind efectuarea unor modificări oarecare ale contractelor de achiziții publice, acestea fiind deja expirate. Orice modificare ale contractelor de achiziții publice, fie ea și argumentată juridic, urmează a fi efectuată doar în perioada de valabilitate a contractului. De altfel, Agenția restituie fără înregistrare documentele prezentate.

11.În cazul achiziționării bunurilor (produselor alimentare, materiale de construcție, rechizite de birou, tehnică de calcul etc) lipsește informația în darea de seamă prezentată Agenției privind evaluarea ofertelor pentru fiecare poziție/lot. Astfel, nu poate fi determinat câștigătorul pe poziție/lot și nu poate fi stabilită corectitudinea evaluării ofertelor conform criteriului cel mai mic preț.

De asemenea în darea se seamă lipsește tabelul privind cîștigătorii și pozițiile atribuite, ceea ce face imposibilă înregistrarea dării de seamă.

12. Ceea ce ține de Sistemul Informațional “Registrul de Stat al Achizițiilor Publice”, cea mai frecventă greșeală este trecerea în statutul de evaluare a ofertelor de către autoritatea contractantă, care se face manual, fără a adăuga oferte în sistem acelor operatori economici care au prezentat ofertele pe suport de hîrtie în termenul stabilit în anunț. Aceste acțiuni greșite ale autorității contractante duc la imposibilitatea completării și evaluării ofertelor în sistem. Modalitatea de adăugare a participanților și ofertelor la procedurile de achiziții publice prin intermediul Sistemului Informațional “Registrul de Stat al Achizițiilor Publice” se regăsește în ghidul video de pe pagina web oficială a Agenției Achiziții Publice http://tender.gov.md/ro/content/manuale-de-utilizare la rubrica E-ACHIZIȚII, Manuale de utilizare, p. 11 al ghidului video sau prin accesarea directă a linkului respectiv-https://www.youtube.com/watch?v=Dn-YKFNwero&index=13&list=PLU5slfXbG7NWdtg49o5PhT2SV7jLbmDhx (link is external)

Dacă, totuși s-a trecut în statutul de evaluare a ofertelor fără a adăuga participanții și/sau ofertele, urmează ca autoritățile contractante să prezinte la Agenție o solicitare oficială în formă scrisă prin care solicită întoarcerea statutului cu un pas în urmă a procedurii cu indicarea numărului procedurii și motivului care a stat la baza acestei solicitări.